Уведомление участников ООО о собрании: срок, способ и образец

Коротко: уведомление участников ООО о собрании

Уведомление участников ООО о собрании направляют каждому участнику по общему правилу не позднее чем за 30 дней до даты заседания или до даты окончания приёма бюллетеней; устав может предусмотреть более короткий срок. По закону об ООО это регистрируемое почтовое отправление по адресу из списка участников, если устав или закон не предусматривают другой способ.

Отправить заказное письмо онлайн

Срок и способ

Орган или лица, которые готовят собрание, обязаны не позднее чем за тридцать дней до даты заседания или до даты окончания приёма бюллетеней при заочном голосовании уведомить каждого участника регистрируемым почтовым отправлением по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным законом об ООО или уставом (п. 1 ст. 36 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, в редакции Федерального закона от 08.08.2024 № 287-ФЗ).

Заказное письмо относится к регистрируемым почтовым отправлениям. Адрес берут из списка участников общества, а не из ЕГРЮЛ: участник отвечает за актуальность адреса в списке.

Срок 30 дней и срок 15 дней для предложений в повестку: общие правила. Устав общества вправе предусмотреть более короткие сроки (п. 4 ст. 36 закона № 14-ФЗ), поэтому перед рассылкой проверьте устав.

Если иной порядок ознакомления не предусмотрен законом или уставом, информацию и материалы к собранию (годовой отчёт, отчётность, проекты изменений устава, сведения о кандидатах и другие) направляют участникам вместе с уведомлением и бюллетенями, если голосуют бюллетенями (п. 3 ст. 36). Место ознакомления эту обязанность не заменяет.

Что указать в уведомлении

По п. 2 ст. 36 закона об ООО в уведомлении указывают:

1. способ принятия решений: заседание или заочное голосование;
2. дату, время и место заседания; если заседание совмещено с заочным голосованием, также дату окончания приёма бюллетеней; при заочном голосовании дату окончания приёма бюллетеней;
3. предлагаемую повестку дня;
4. адрес, по которому можно направлять заполненные бюллетени, и способы их подписания, если голосуют бюллетенями, а также сведения о возможности заполнить их в электронной форме;
5. сведения о дистанционном участии, если заседание проводится с ним. Участник вправе предложить дополнительные вопросы в повестку не позднее чем за пятнадцать дней до даты заседания или окончания приёма бюллетеней (п. 2.1 ст. 36).

Внеочередное собрание

Внеочередное собрание проводит исполнительный орган по своей инициативе или по требованию совета директоров, ревизионной комиссии, аудитора, а также участников, у которых в совокупности не менее 1/10 голосов, если устав не установил меньше.

Требование исполнительный орган рассматривает в течение пяти дней с даты получения (ст. 35 закона об ООО). Дата получения требования запускает этот срок, поэтому требование участника тоже стоит отправить так, чтобы её можно было подтвердить.

Образец уведомления участника ООО о собрании

[ФИО участника / наименование участника]
Адрес: [адрес из списка участников общества]

УВЕДОМЛЕНИЕ
о проведении [очередного / внеочередного] общего собрания участников
[полное наименование общества], ОГРН [номер], ИНН [номер]
Способ принятия решений: [заседание / заочное голосование / заседание, совмещённое с заочным голосованием].

[Для заседания: Дата и время: [дата], [время]. Место: [адрес].]

[Если голосование совмещено с заочным или проводится заочно: Дата окончания приёма бюллетеней: [дата].]

Повестка дня:
1. [Вопрос.]
2. [Вопрос.]

[Если голосуют бюллетенями: Заполненные бюллетени направляются по адресу: [почтовый адрес; адрес электронной почты, если предусмотрен уставом]. Способ подписания: [способ по уставу].]

[Если предусмотрено дистанционное участие: [сведения о способе дистанционного участия].]

Приложения: [информация и материалы к собранию; бюллетени, если голосование проводится бюллетенями]. [Если иной порядок ознакомления предусмотрен законом или уставом: основание и порядок.] С материалами также можно ознакомиться: [адрес помещения исполнительного органа, время].

Участник вправе внести предложения о дополнительных вопросах повестки дня до [дата по ст. 36 закона об ООО и уставу: по общему правилу не позднее чем за 15 дней до даты заседания / окончания приёма бюллетеней].

[Должность] [подпись] [ФИО]
[Дата]

Если участника не уведомили

Решение собрания, принятое с нарушением закона, устава и нарушающее права участника, может быть признано судом недействительным по заявлению участника, который не голосовал или голосовал против. Суд вправе оставить решение в силе, если голос участника не мог повлиять на результат, нарушения несущественны и решение не причинило ему убытков (ст. 43 закона об ООО).

Заявление подают в течение 2 месяцев со дня, когда участник узнал или должен был узнать о решении (п. 4 ст. 43).

Поэтому обществу нужно доказательство уведомления каждого участника: адрес из списка, документ об отправке и отслеживание. Что суд считает надлежащим уведомлением, разобрано в материале что суд считает надлежащим уведомлением.

Отправка через «Дослано»

Сервис «Дослано» отправляет заказное письмо через Почту России онлайн, без визита в отделение. В личном кабинете остаются чек об оплате услуги, опись сервиса с перечнем загруженных файлов и трек-номер, по которому видны приём письма Почтой и статусы доставки. Цена от 250 ₽ за письмо, фиксированная и не зависит от количества страниц.

Отправить заказное письмо онлайн

Подробнее: заказное письмо Почтой России онлайн.

Чем подтверждается дата, разобрано в материале как доказать дату отправки письма в суде.

Частые ошибки

Отправить по адресу из ЕГРЮЛ, а не из списка участников

Закон называет адрес, указанный в списке участников общества.

Отправить меньше чем за 30 дней

Тридцать дней считаются до даты заседания или до окончания приёма бюллетеней. Более короткий срок допустим, только если его предусматривает устав (п. 4 ст. 36).

Отправить простым письмом или на мессенджер без основания в уставе

Иной способ допустим, только если он предусмотрен законом об ООО или уставом.

Итог

Участников ООО уведомляют о собрании регистрируемым почтовым отправлением по адресу из списка участников не позднее чем за 30 дней. Устав может сократить этот срок и предусмотреть другой способ.

Уведомление должно содержать способ голосования, даты, повестку и порядок направления бюллетеней, а материалы к собранию по общему правилу прикладывают к уведомлению. Если есть доказательство уведомления каждого участника, оспорить решение по этому основанию сложнее.

Отправить заказное письмо онлайн